Buchhaltung

Gehen Sie wie folgt vor, um einen neuen Arbeitsbereich für die Vorabrechnung mit Sway Finance einzurichten.

1. Den Arbeitsbereich erstellen. Sehen Sie Wie erstelle ich einen neuen Workspace?
2. Bankkonten einrichten. Sehen Sie Wie füge ich ein Bankkonto hinzu?
3. Einrichtung der Buchhaltung. Sehen Sie Wie konfiguriere ich die Buchhaltungseinstellungen?
4. Lass uns anfangen!

Der gesamte Vorgang dauert 10 bis 20 Minuten, abhängig von der Anzahl und Art der Bankkonten, die Sie hinzufügen.

Bei Fragen können Sie sich jederzeit an Sway Finance wenden:
- Per Telefon oder E-Mail finden Sie unsere Kontaktseite.
- Über die interaktive Chat-Funktion in der Sway-App, indem Sie unten links in der Menüleiste auf die Schaltfläche „Support fragen“ klicken.

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1. Navigiere im Menü auf der linken Seite zu den Arbeitsbereich-Einstellungen („Einstellungen“) und dann zum Untermenü „Buchhaltungseinstellungen“.

2. Wählen Sie Ihr Mehrwertsteuersystem aus:
1. Bargeldbasis
2. Abgrenzungsbasis (derzeit nicht unterstützt)
3. Nettosteuersatz
4. Pauschalsteuersatz

3. Navigieren Sie dann zum Untermenü „Kontenplan“.

4. Dort haben Sie die Wahl zwischen:
a. Verwenden Sie einen Standardkontenplan (indem Sie auf den blauen Text unten klicken);
b. Laden Sie Ihren eigenen Kontenplan hoch, indem Sie auf die blaue Schaltfläche „Hochladen“ klicken.

5. Nachdem Sie eine der beiden Optionen ausgewählt haben, können Sie überprüfen, ob der Kontenplan korrekt angezeigt wird, und ihn speichern, indem Sie auf die blaue Schaltfläche „Kontenplan erstellen“ klicken.

6. Letzter Schritt: Sie müssen einem Ihrer Buchhaltungskonten mindestens ein Bankkonto zuordnen und ein Sperrkonto definieren:

i. Klicken Sie auf das erste Element in der blauen Liste über dem Kontenplan: „Verknüpfen Sie mindestens ein Bankkonto ( ... )“: ein Popup-Fenster wird angezeigt.

ii. Wählen Sie ein Bankkonto und das entsprechende Bankkonto in Sway aus. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Bankkonto verknüpfen“.

iii. Klicken Sie auf den zweiten Link „Einen Suspense-Account einrichten oder erstellen“, woraufhin ein zweites Popup-Fenster erscheint.

iv. Wenn Sie in Ihrem Kontenplan bereits ein Sperrkonto definiert haben, können Sie es aus der Liste auswählen.

v. Klicken Sie andernfalls auf den blauen Text „Oder fügen Sie stattdessen ein neues Konto hinzu“.

vi. Geben Sie in diesem letzten Popup-Fenster eine Kontonummer (z. B. 1099) und einen Namen (z. B. „Suspense account“) ein. Die anderen Felder können ignoriert werden.

vii. Klicken Sie auf Konto hinzufügen.

Winbiz ist eine in der Schweiz etablierte Buchhaltungssoftware. Mit Sway Finance können Sie Ihre vorbuchhalterischen Arbeitsabläufe ganz einfach optimieren:

• Sie können Bankdaten und Rechnungen sammeln,
• selbst codierte Buchungen (dank einer ausgeklügelten KI) erstellen
• und eine Datei exportieren, die direkt in Winbiz importiert werden kann, ohne Ihre aktuellen Buchhaltungsprozesse zu ändern.

So gehen Sie vor:

1. Öffnen Sie den Kontenplan (im Tab Buchhaltung).

2. Gehen Sie zur Registerkarte „Tools“ und dann zu „Importieren, Exportieren“ > „Exportieren“.

3. Überprüfe die Tabs:

a. Export nach...
i. Wählen Sie den richtigen Zielordner aus (um den Kontenplan nach dem Export zu finden)
ii. Dateityp: „Durch Semikolons mit Anführungszeichen getrennt“

b. Exportoptionen:
i. Wählen Sie das Windows ANSI-1252-Format
ii. Lassen Sie alle Kästchen deaktiviert (Memofelder, Nullwerte, Nach dem Export).

4. Klicken Sie auf Start.

✅ Eine CSV-Datei wird generiert. Sie können sie in den Workspace-Einstellungen und im Untermenü „Kontenplan“ direkt in Sway Finance importieren.

Crésus ist eine etablierte Buchhaltungslösung in der Schweiz. Mit Sway Finance können Sie Ihren Vorabrechnungsprozess ganz einfach optimieren:

• Um Bank- und Rechnungsdaten zu sammeln,
• Generieren Sie automatisch kodierte Buchhaltungseinträge (dank einer ausgeklügelten KI),
• Und exportieren Sie eine Datei, die für den Import in Crésus bereit ist, ohne Ihre tatsächlichen Buchhaltungsprozesse zu ändern.

Gehen Sie wie folgt vor:

1. Gehen Sie in der Kontenplanansicht zum Menü „Datei“ und dann zu „Exportieren...“.

2. Kreuzen Sie das Kästchen „Spaltennamen exportieren“ an

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“

Eine TXT-Datei wird generiert. Sie können sie in den Workspace-Einstellungen im Untermenü „Kontenplan“ direkt in Sway importieren.

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Sobald Sie sich angemeldet, Ihren Workspace erstellt und ein erstes Bankkonto verknüpft haben, können Sie die tägliche Xero-Synchronisierung ganz einfach aktivieren. Gehen Sie einfach die folgenden Schritte durch oder folgen Sie dem Video.

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‍1. Laden Sie den Sway Bot ein

1. Gehen Sie in Ihrem Sway-Dashboard zu „Einstellungen“
2. Wählen Sie „Mitarbeiter“ aus dem Menü
3. Klicken Sie auf die Taste, um den Sway-Bot in Ihren Workspace einzuladen
4. Sie werden per E-Mail benachrichtigt, wenn der Bot erfolgreich aktiviert wurde

2. Konfigurieren Sie den Xero Zugang

1. Öffnen Sie Xero und klicken Sie oben links auf die Menütaste
2. Navigiere zu „Einstellungen“ → „Benutzer“
3. Senden Sie eine Einladung an: bot@swayapp.io mit Rechten für „Geschäfts und Buchhaltung Standard“

Deine Vorteile

Sobald die Einrichtung abgeschlossen ist, profitieren Sie von:

1. Automatische tägliche Transaktionssynchronisierung zwischen Ihren Schweizer Bankkonten und Xero an jedem Werktag
2. Abstimmungsfunktionen in Echtzeit, die dafür sorgen, dass Ihre Bücher ausgeglichen bleiben
3. Aktuelle Buchhaltungsunterlagen, die Ihre aktuelle Finanzlage widerspiegeln
4. Optimiertes Finanzmanagement, das manuelle Arbeit reduziert

Darüber hinaus können Sie ganz einfach Mitarbeiter in Ihren Sway Finance-Arbeitsbereich einladen, um Rechnungen und Rechnungen einfach zu verwalten, Zahlungen an Ihre Banken einzureichen und Ihre Cashmanagement- und Buchhaltungsprozesse zu automatisieren.

Die komplette Einrichtung dauert 5-10 Minuten und muss nur einmal durchgeführt werden. Ihre Finanzdaten werden dann nahtlos und sicher zwischen den Plattformen übertragen.

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