Voici les étapes à suivre pour configurer un nouvel espace de travail pour la pré-comptabilité avec Sway Finance.
L'ensemble du processus prend de 10 à 20 minutes, selon le nombre et le type de comptes bancaires que vous ajoutez.
Si vous avez des questions, vous pouvez contacter Sway Finance à tout moment :
- Par téléphone ou par e-mail, consultez notre page de contact.
- Via la fonction de chat interactif de l'application Sway en cliquant sur le bouton « Demander à l'assistance » en bas à gauche de la barre de menu.
💡 Si vous n'avez pas encore de compte utilisateur, commencez par vous inscrire sur https://business.swayapp.io/sign-up. Vous serez invité à créer un espace de travail à la fin du processus.
1. Depuis votre espace de travail existant, cliquez sur le sélecteur en haut à gauche, puis sélectionnez « Créer un espace de travail ».
2. Entrez le nom de votre espace de travail et cliquez sur le bouton « Créer un espace de travail ».
✅ Le nouvel espace de travail a été créé !
💡 Pour créer un compte bancaire, vous devez disposer des informations d'identification de l'e-banking pour connecter le compte ou du numéro de compte pour créer un compte manuel.
1. Dans le menu de gauche, sélectionnez l'entrée « Comptes bancaires ».
2. Cliquez sur le bouton bleu « Ajouter un compte » et sélectionnez l'option « Compte bancaire connecté ».
3. Sélectionnez le pays, puis la banque. Suivez les étapes de votre plateforme bancaire pour connecter le compte bancaire souhaité à Sway Finance.
1. Accédez à l'écran des comptes bancaires, comme décrit à l'étape (1) ci-dessus.
2. Cliquez sur le bouton bleu « Ajouter un compte » et sélectionnez l'option « Compte bancaire manuel ».
3. Sélectionnez le pays, puis la banque. Complétez les informations du compte (nom, IBAN, etc.) et soumettez le formulaire : le compte est créé et prêt à recevoir des données.
Pour savoir comment ajouter des données à votre compte hors ligne, consultez la FAQ dédiée.
1. Dans le menu de gauche, accédez aux paramètres de l'espace de travail (« Paramètres »), puis au sous-menu « Paramètres comptables » (informations comptables).
2. Sélectionnez votre régime de TVA :
1. Base de trésorerie
2. Base de comptabilité d'exercice (actuellement non prise en charge)
3. Taux d'imposition net
4. Taux d'imposition forfaitaire
3. Accédez ensuite au sous-menu « Plan comptable ».
4. Vous aurez alors le choix de :
a. Utilisez un plan comptable standard (en cliquant sur le texte bleu en bas) ;
b. Téléchargez votre propre plan comptable en cliquant sur le bouton bleu « Télécharger ».
5. Une fois que vous avez sélectionné l'une des deux options, vous pouvez vérifier que le plan comptable s'affiche correctement et le sauvegarder en cliquant sur le bouton bleu « Créer un plan comptable ».
6. Dernière étape : vous devez attribuer au moins un compte bancaire à l'un de vos comptes comptables et définir un compte d'attente :
i. Cliquez sur le premier élément de la liste bleue au-dessus du plan comptable : « Associer au moins un compte bancaire ( ... ) » : une fenêtre contextuelle apparaîtra.
ii. Sélectionnez un compte bancaire et le compte bancaire correspondant dans Sway. Cliquez sur le bouton « Associer un compte bancaire ».
iii. Cliquez sur le deuxième lien, « Désigner ou créer un compte de suspens », et une deuxième fenêtre contextuelle apparaîtra.
iv. Si vous avez déjà défini un compte d'attente dans votre plan comptable, vous pouvez le sélectionner dans la liste.
v. Sinon, cliquez sur le texte bleu « Ou ajoutez plutôt un nouveau compte ».
vi. Dans cette dernière fenêtre contextuelle, saisissez un numéro de compte (par exemple 1099) et un nom (par exemple « Compte Suspense »). Les autres champs peuvent être ignorés.
vii. Cliquez sur Ajouter un compte.
Winbiz est un logiciel de comptabilité bien établi en Suisse. Vous pouvez facilement optimiser vos flux de travail pré-comptables en utilisant Sway Finance :
Voici comment procéder :
1. Ouvrez le plan comptable (depuis l'onglet Comptabilité).
2. Accédez à l'onglet « Outils », puis « Importer, Exporter » > « Exporter ».
3. Consultez les onglets :
a. Exporter vers...
i. Sélectionnez le dossier de destination approprié (pour retrouver le plan comptable une fois exporté)
ii. Type de fichier : « Délimité par des points-virgules avec des guillemets »
b. Options d'exportation :
i. Choisissez le format Windows ANSI - 1252
ii. Ne cochez pas toutes les cases (champs mémo, valeurs nulles, après exportation).
4. Cliquez sur Démarrer.
✅ Un fichier CSV est généré. Vous pouvez l'importer directement dans Sway Finance dans les paramètres de l'espace de travail et dans le sous-menu « Plan comptable ».
Crésus est une solution comptable bien établie en Suisse. Vous pouvez facilement optimiser votre processus de précomptabilité en utilisant Sway Finance :
Voici comment procéder :
1. Dans la vue du plan comptable, allez dans le menu « Fichier », puis « Exporter... ».
2. Cochez la case « Exporter les noms des colonnes »
3. Cliquez sur le bouton « OK »
Un fichier .txt est généré. Vous pouvez l'importer directement dans Sway dans les paramètres de l'espace de travail, dans le sous-menu « Plan comptable ».
Il est facile d’exporter votre plan comptable WinEUR afin de l’importer dans un outil tiers comme Sway Finance. Ceci vous permettra par exemple d’automatiser le codage des lignes comptables grâce à nos algorithmes IA, pour les importer ensuite dans WinEUR et vous économiser un temps précieux.
Voici comment procéder pour exporter le plan comptable WinEUR au format XML:
1. Depuis le menu global de la société sélectionnée, ouvrez le sous-menu import/export et sélectionnez “Import / Export XML”
2. Sélectionnez le format par défaut et cliquez sur “modifier” ou créez-en un nouveau:
3. Dans le sous-menu Export:
i. Éléments à exporter > sélectionnez “Sans écritures”
ii. Décocher toutes les options hormis “Exportation des comptes grand livres”
4. Fermez cette fenêtre, puis cliquez sur le bouton “Exporter”, la fenêtre d’exportation s’ouvre.
5. Indiquez le nom et/ou l’emplacement de votre fichier (vous pouvez le récupérer ensuite si vous utilisez GIT cloud).
6. Cliquez sur Exporter, puis sur Récupérer (GIT cloud) pour récupérer votre plan de compte.
Après avoir automatiquement encodé vos lignes comptables avec Sway Finance, vous pouvez facilement les exporter au format Winbiz et les importer dans votre comptabilité.
Il vous suffit de suivre ces étapes. :
1. Dans l'onglet comptabilité, ouvrez les écritures comptables.
2. Cliquez sur Action > importer, exporter > Importation standard.
3. Dans les paramètres d'importation, assurez-vous de sélectionner le bon format de fichier. Si vous avez exporté vos données depuis Sway, sélectionnez "Délimité avec points-virgules" et conversion "UTF-8".
4. Une fois l'importation terminée, un message de succès s'affichera avec le nombre de transactions importées.
Remarque :
1. Depuis le menu global de la société sélectionnée, ouvrez le sous-menu import/export et sélectionnez “Import d’écritures avec choix des colonnes”.
2. Configurez ou vérifiez la configuration:
3. Sous “Options”, vérifiez que le séparateur de date sélectionné est bien “Signe moins” et le format de date “Année Mois Jour”. Cliquez sur “OK”.
4. Cliquez sur “Contrôler” (numéro 1 sur la capture d'écran ci-dessous), aucune erreur ne devrait s’afficher. Si des erreurs s’affichent, contrôlez votre configuration des étapes précédentes. Contactez le support GIT ou Sway Finance si l’erreur persiste.
5. Cliquez ensuite sur “Exécuter” (numéro 2 sur la capture d'écran ci-dessous). Les transactions sont importées.
6. Depuis le menu général, vous pouvez cliquer sur “Saisie des écritures” afin de visualiser les écritures importées.
1. Depuis le menu global de la société sélectionnée, ouvrez le sous-menu utilitaires > “Paramètres de la société”.
2. Dans le sous menu Comptabilité > Grand livre > Paramètre des écritures, vous pouvez définir la numérotation des pièces comptables. Choisissez un mot-clé significatif et/ou indiquez simplement un numéro de départ.
3. Vérifiez également que l’option “Numérotation séquentielle” est bien sélectionnée.
4. Cliquez sur OK. WinEUR numérotera les pièces automatiquement en incrémentant la valeur à partir du nombre que vous avez indiqué.
Une fois que vous vous êtes inscrit, que vous avez créé votre espace de travail et que vous avez connecté un premier compte bancaire, vous pouvez facilement activer la synchronisation quotidienne avec Xero. Il vous suffit de suivre les étapes listées plus bas et présentées dans la vidée ci-dessous.
1. Invitez le Sway Bot
2. Configuration de Xero Access
Vos avantages
Une fois la configuration terminée, vous bénéficierez des avantages suivants :
De plus, vous pouvez facilement inviter des collaborateurs dans votre espace de travail Sway Finance pour gérer facilement les factures entrantes et sortantes, soumettre des paiements à vos banques et automatiser vos processus de gestion de trésorerie et de comptabilité.
La configuration complète prend 5 à 10 minutes et ne doit être effectuée qu'une seule fois. Vos données financières circuleront ensuite de manière fluide et sécurisée entre les plateformes.
Inviter le Sway Bot dans votre espace de travail permettra d'automatiser les flux de travail, tels que l'analyse des relevés bancaires PDF, le prétraitement de vos données pour la comptabilité ou la synchronisation avec des outils tiers.
Pour cela, procédez comme suit :
