Bankbewegungen automatisch mit Buchhaltungsposten abgleichen, statt Zeile für Zeile.
Die Software vergleicht Zahlungseingänge mit offenen Rechnungen anhand von Referenzen, Beträgen, Daten und Gegenparteinamen, gleicht aus, was passt, und lässt nur Ausnahmen für die manuelle Bearbeitung übrig.
Strukturierte Referenzen machen das zuverlässig: Eine QR-Referenz oder eine ISO-20022-Ende-zu-Ende-Referenz erlaubt eine eindeutige Zuordnung, während eine freie Mitteilung Raterei erfordert. Die Automatisierung des Abgleichs ist in der Regel die grösste Zeitersparnis in der Buchhaltungsarbeit eines Treuhänders.
Beträge, die Kunden dem Unternehmen für bereits gelieferte Güter oder Dienstleistungen schulden. Sie stehen unter dem Umlaufvermögen der Bilanz.
Eine Kundenrechnung begründet bei ihrer Ausstellung eine Forderung und gleicht sie beim Zahlungseingang aus. Eingehende Zahlungen der richtigen Rechnung zuzuordnen ist der Abgleich, weshalb es strukturierte Referenzen wie die QR-Referenz gibt.
Forderungen, deren Einbringlichkeit zweifelhaft ist, sind wertzuberichtigen, da die Schweizer Rechnungslegung eine vorsichtige Bewertung verlangt.
Beträge, die ein Unternehmen seinen Lieferanten für auf Kredit bezogene Güter oder Dienstleistungen schuldet. Sie stehen unter den kurzfristigen Verbindlichkeiten der Bilanz.
In der Buchhaltung begründet eine Lieferantenrechnung bei ihrer Erfassung eine Verbindlichkeit und gleicht sie bei der Zahlung aus. Die Spanne dazwischen ist die Grundlage jeder Liquiditätsplanung, und die Offene-Posten-Liste zeigt dem Treuhänder, was fällig wird.
Eine Aufstellung von Ertrag, Aufwand und dem daraus resultierenden Gewinn oder Verlust über eine Periode, in der Regel das Geschäftsjahr.
Während die Bilanz eine Momentaufnahme zu einem Stichtag ist, deckt die Erfolgsrechnung die Spanne zwischen zwei solchen Stichtagen ab und erklärt, wie sich das Eigenkapital verändert hat.
Das Schweizer Recht lässt zwei Gliederungen zu: nach Aufwandarten, mit Gruppierung nach Art wie Löhne und Miete, oder nach Funktionen, mit Gruppierung nach Tätigkeit wie Produktion und Verwaltung. Die meisten Schweizer KMU wählen die Gliederung nach Aufwandarten.
Ein Abschluss, der zu einem bestimmten Stichtag zeigt, was ein Unternehmen besitzt und schuldet, in der Regel zum Ende des Geschäftsjahres.
Sie hat zwei Seiten, die stets ausgeglichen sind:
Anders als die Erfolgsrechnung, die eine Periode abdeckt, ist die Bilanz eine Momentaufnahme. Sie ist einer der drei Teile der Schweizer Jahresrechnung, neben Erfolgsrechnung und Anhang.
Die gesamten Erträge aus der Geschäftstätigkeit vor Abzug der Kosten. Er bildet die oberste Zeile der Erfolgsrechnung.
Der Umsatz dient nicht nur der Leistungsmessung: Mehrere Schweizer Pflichten knüpfen daran an, nämlich die MWST-Pflicht ab CHF 100 000 weltweitem steuerbarem Umsatz, die doppelte Buchführung ab CHF 500 000 für Einzelunternehmen und Personengesellschaften, und der Zugang zur Saldosteuersatzmethode bis CHF 5 024 000 inklusive MWST.
Der Umsatz wird ohne MWST erfasst, da die vereinnahmte MWST der ESTV geschuldet und nicht verdient ist.
Kosten, die im Rahmen der Geschäftstätigkeit anfallen, in der Erfolgsrechnung erfasst werden und den Gewinn der Periode mindern.
Übliche Kategorien sind Miete, Löhne und Sozialabgaben, Energie, Versicherungen, Honorare und Büromaterial.
Ein Aufwand unterscheidet sich vom Kauf eines Anlageguts: Ein Laptop wird als Aktivum über mehrere Jahre abgeschrieben, während das monatliche Software-Abonnement dafür Aufwand der betreffenden Periode ist.
Der Residualanspruch der Eigentümer: was bliebe, wenn alle Aktiven verwertet und alle Schulden beglichen würden.
Aktiven − Verbindlichkeiten = Eigenkapital.
Bei einer Schweizer Gesellschaft umfasst es in der Regel Aktien- oder Stammkapital, gesetzliche und freiwillige Reserven sowie den Gewinnvortrag. Das Mindestkapital beträgt CHF 100 000 bei einer AG, wovon mindestens 20% des Nennwerts jeder Aktie liberiert sein müssen, bei einem absoluten Mindestbetrag von CHF 50 000. Bei einer GmbH beträgt das Minimum CHF 20 000, vollständig liberiert.
Übersteigen die Schulden die Aktiven, wird das Eigenkapital negativ: Überschuldung, die für den Verwaltungsrat besondere Pflichten auslöst.
Was ein Unternehmen Dritten schuldet. Verbindlichkeiten stehen auf der Passivseite der Bilanz, neben dem Eigenkapital.
Im alltäglichen Gebrauch meint «Schulden» eher aufgenommenes Geld, während «Verbindlichkeiten» sämtliche Verpflichtungen umfassen, offene Rechnungen eingeschlossen.
Die Mittel, die ein Unternehmen besitzt und aus denen es wirtschaftlichen Nutzen erwartet. Sie stehen auf der Aktivseite der Bilanz.
Die Schweizer Rechnungslegung unterteilt sie in zwei Gruppen:
Die Summe der Aktiven entspricht stets der Summe aus Verbindlichkeiten und Eigenkapital.
Die erste Bilanz eines Unternehmens, erstellt bei der Gründung, mit Aktiven, Verbindlichkeiten und Eigenkapital zu diesem Zeitpunkt.
Bei einer Schweizer AG oder GmbH hält sie die Einlagen der Gründer fest, ob in bar oder als Sacheinlage, und gehört zu den erforderlichen Gründungsunterlagen.
Sie bildet zugleich die Ausgangsbasis, mit der jeder spätere Abschluss verglichen wird.
Das amtliche öffentliche Verzeichnis der Unternehmen und juristischen Personen in der Schweiz, geführt von den Kantonen.
Die Eintragung verleiht einer Gesellschaft die Rechtspersönlichkeit und macht ihre wesentlichen Angaben öffentlich: Rechtsform, Sitz, Zweck, Kapital und die zeichnungsberechtigten Personen.
Gesellschaften wie AG und GmbH müssen sich eintragen. Einzelunternehmen erst ab einem Jahresumsatz von CHF 100 000. Jede eingetragene Einheit hat eine Unternehmens-Identifikationsnummer (UID), die zugleich als Mehrwertsteuernummer dient.
Ein von der Bank erstellter Beleg, der alle Bewegungen eines Kontos in einem bestimmten Zeitraum aufführt, mit Anfangs- und Schlusssaldo.
In der Buchhaltung ist der Auszug der Beleg, der mit dem Hauptbuch abgeglichen wird: jede Position darauf sollte einer verbuchten Transaktion entsprechen, und jede Abweichung weist auf eine fehlende oder doppelte Buchung hin.
Auszüge werden auf Papier, als PDF oder als strukturierte camt.053-Dateien geliefert, die Buchhaltungsprogramme automatisch importieren und abgleichen können.
Unabhängige Fachperson, die die Jahresrechnung eines Unternehmens prüft und ein Urteil über deren Zuverlässigkeit abgibt.
Die Schweiz unterscheidet zwei Stufen. Die ordentliche Revision gilt für Gesellschaften, die in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren zwei von drei Schwellen überschreiten: CHF 20 Millionen Bilanzsumme, CHF 40 Millionen Umsatz oder 250 Vollzeitstellen im Jahresdurchschnitt. Alle übrigen unterstehen der eingeschränkten Revision mit geringerem Prüfumfang.
Gesellschaften mit weniger als zehn Vollzeitstellen im Jahresdurchschnitt können mit Zustimmung aller Gesellschafter ganz auf die Revision verzichten: das Opting-out, bei Schweizer KMU verbreitet. Umgekehrt können Aktionäre mit mindestens 10% des Aktienkapitals eine ordentliche Revision verlangen: das Opting-up.
Für Vereine gelten tiefere Schwellen für die ordentliche Revision: CHF 10 Millionen Bilanzsumme, CHF 20 Millionen Umsatz oder 50 Vollzeitstellen im Jahresdurchschnitt.
Der Jahresabschluss, der die finanzielle Lage und den Erfolg eines Unternehmens darstellt.
Nach Schweizer Recht besteht er aus drei Teilen:
Grössere Unternehmen ergänzen eine Geldflussrechnung und einen Lagebericht. Die Jahresrechnung wird von der Generalversammlung genehmigt und bildet die Grundlage der Steuererklärung.
Die gesetzliche Pflicht, Bücher zu führen und Rechnung abzulegen.
In der Schweiz ergibt sich diese Pflicht aus dem Obligationenrecht und richtet sich nach der Grösse. Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit einem Jahresumsatz unter CHF 500 000 führen eine vereinfachte Buchhaltung über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage. Oberhalb dieser Schwelle, und für alle im Handelsregister eingetragenen Gesellschaften wie AG oder GmbH, ist die doppelte Buchhaltung mit Jahresrechnung vorgeschrieben.
Buchhaltungsunterlagen sind zehn Jahre aufzubewahren.
