Factures fournisseurs

Factures fournisseurs contient les factures de vos fournisseurs, vos dettes fournisseurs. Sway lit chaque facture que vous ajoutez et en remplit le fournisseur, les montants et les dates.

Avant de commencer

• Le rôle Propriétaire, Administrateur, Membre ou Support dans l’espace de travail.
• Les factures en fichiers PDF ou en images (BMP, JPEG, PNG, TIFF ou WebP), une facture par fichier, ou un PDF qui contient plusieurs factures.

Téléverser des factures

1. Ouvrez les factures. Dans la barre latérale, choisissez Factures, puis Factures fournisseurs.
2. Ouvrez le menu de téléversement. Choisissez Téléverser une facture fournisseur en haut à droite.
3. Choisissez comment les ajouter. Téléverser des factures fournisseurs prend une facture par fichier, et plusieurs fichiers à la fois. Téléverser et séparer des PDF découpe un PDF qui contient plusieurs factures en une facture chacune.
4. Choisissez les fichiers. Sway confirme avec Facture téléversée avec succès, ou avec Traitement des documents pour une séparation. Chaque nouvelle carte affiche une icône qui tourne pendant que Sway lit la facture.

Vous pouvez aussi déposer des fichiers sur la liste : Le fichier sera téléversé vers vos factures fournisseurs. Une séparation envoie chaque facture et chaque reçu du PDF sur cette page, et tout autre document, comme un contrat, dans l’explorateur de fichiers.

Envoyer des factures par e-mail

L’enveloppe en haut à droite contient l’adresse e-mail de vos factures fournisseurs : son info-bulle montre l’adresse, et un clic la copie. Transférez-y vos factures, ou donnez-la à vos fournisseurs : Sway transforme chaque pièce jointe en facture. Elle accepte les e-mails des collaborateurs de l’espace de travail et des expéditeurs du gestionnaire de boîte de réception.

Statuts

Sway lie une facture au tiers dont le compte bancaire correspond à l’IBAN ou au QR-IBAN du fournisseur. Une facture qui a un montant et sa devise, une date d’émission, une date d’échéance, au moins une ligne et un fournisseur lié passe d’elle-même au statut Ouverte.

• Brouillon : il manque un détail. Complétez-le sur la page de la facture : voir Rapprocher une facture.
• Ouverte, Validée, Payée : la facture attend son paiement, est validée pour le paiement, ou est payée.
• Annulée : la facture est annulée. La liste la masque tant que vous ne la cochez pas dans Statut.

Marquer comme…, dans le menu d’une facture, change son statut. Une facture Brouillon passe seulement à Ouverte ou Annulée, et Ouverte, Validée et Payée restent grisés tant que la facture n’est pas complète.

Cartes et tableau

Les deux boutons en haut à droite de la liste passent des cartes à un tableau. Une carte montre le fournisseur, le numéro de facture, le statut, les dates d’émission et d’échéance et les totaux ; son nom ouvre la facture. Sous Relations, une coche verte marque ce que la facture a déjà :

• Fournisseur ouvre le tiers, Paiement le paiement et Transaction la transaction rapprochée.
• Ajouter un fournisseur, Créer un paiement et Rapprocher la transaction ouvrent la facture pour ajouter ce qui manque.

Le tableau montre Nom du fournisseur, Montant dû, Date d’émission, Date d’échéance, Statut, Numéro de facture, Paiement et Montant total ; Affichage affiche ou masque des colonnes.

Le menu d’une facture contient Télécharger, Marquer comme… et Faire un paiement, qui ouvre le formulaire de paiement des paiements en brouillon. Faire un paiement reste grisé pour une facture Brouillon ou Annulée et pour un montant nul ou négatif.

Trouver une facture

• Rechercher les factures fournisseurs… cherche parmi les factures ; pendant la recherche, les filtres de date et Paiement créé sont grisés.
• Statut, Date d’émission et Date d’échéance gardent les statuts et les périodes choisis, et Paiement créé les factures avec un paiement (Oui) ou sans (Non).
• Réinitialiser efface la recherche et les filtres.

Agir sur plusieurs factures

Cochez les factures, puis ouvrez 3 sélectionnés en haut à droite de la liste.

• Exporter en CSV les exporte dans un fichier CSV.
• Exporter en XML (pain.001) et Payer les factures préparent leur paiement : voir Payer des factures. Certaines factures ne peuvent pas être payées arrête une sélection qui contient une facture Brouillon ou Annulée ou un montant nul ou négatif, et Plusieurs devises sélectionnées une sélection en plusieurs devises.
• Marquer comme… propose les statuts que chaque facture sélectionnée permet.

Étape suivante

Payez les factures ouvertes en une fois avec Payer des factures, ou vérifiez une facture dans Rapprocher une facture.